傳真伺服器-FaxServer 精華問答Q&A

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傳真伺服器-FaxServer 精華問答Q&A

文章fae » 2012年 12月 23日, 10:04

Fax Server傳真伺服器和普通傳真機相比有什麼好處
1) 使用普通傳真機發送的傳真中,有90%以上是要先從電腦中將要發送的檔列印出來,然後再用傳真機發送,既費時費力,又浪費紙張。使用Fax Server可以將電腦中的所有可以列印的檔直接發到對方的傳真機,無需列印,省時、省力又省錢,真正做到無紙收發。

2) 使用普通傳真機發頁數較多的傳真時,要一頁一頁的送紙,雖然有些高檔的傳真機有送紙盒,但時常會帶紙;特別是列印出來的紙張,有靜電,更容易粘連。所以發送時必須要一直盯著才行。使用Fax Server,所有電腦中的電子檔,完全實現無紙化自動連續發送,讓您輕鬆搞定。

3) 一般公司只有一、兩部傳真機,要發送傳真的時候都要跑過去,有時趕上占線,還要跑好幾趟。使用Fax Server傳真伺服器,可以輕鬆實現傳真機共用,要發傳真,您只需點擊幾下滑鼠,剩下的事就交給Fax Server來完成了。即使遇到線路忙的時候,也會自動排隊,按順序一一發送。

4) 用普通傳真機發送和接收的傳真沒有記錄,也不易保存,更無法查找。使用Fax Server可以保存每一封發送出或接收到的傳真,記錄日期、傳真號碼,還可以做必要的注釋,十分便於存檔管理,需要的時候也可以按各種方式查找。

5) 企業要做宣傳,往往會將公司的傳真機號碼登記到黃頁(公用電話部)中,但如果使用普通傳真機,常常會遭到垃圾傳真的騷擾,無端浪費了許多紙張。使用Fax Server,你完全不必再擔心,即使收到電子垃圾,也只需舉手之勞就可刪除。

6) 普通傳真機由許多機械元件構成,使用時間稍長就會不斷出毛病,既增加維修費用,又影響正常工作。Fax Server全部採用電子器件,正常使用下,無故障執行時間超過3~6年以上!

7) 普通傳真機需要使用墨水匣、紙張等耗材,這也是一筆不小的開銷。使用Fax Server,完全實現無紙化辦公,真正需列印出來的材料不到5%,最大限度地降低了耗材的費用。

8) 用Fax Server接收傳真或檔,完全不需要開啟電腦和人為干預;發送傳真操作十分簡便,點擊幾下滑鼠,便可輕鬆完成。還另外增加了群發、延發、自動簽名蓋章、自動撥IP、電話簿等功能,可大大提高辦公效率,節省辦公費用。

2.我對電腦瞭解得不多,只會一般的辦公軟體操作,學會使用Fax Server會不會很難
Fax Server傳真管理軟體採用Web設計,全部繁體中文介面(也有英文介面,自動視IE版本切換),易學易用,安裝方便,操作簡單且功能強大。發送傳真時只需點擊幾下滑鼠,即可完成。如果需要延時發送,失敗重發,簽字蓋章等高級功能,也只需選中相應選項即可實現對應功能。另處Fax Server傳真管理軟體精心設計了傳真群發、簽名簽章管理、電話簿、傳真使用者管理,群發組管理等多種實用功能,幫你應付日常辦公中的各種情況。

3.如何使用Fax Server發送票據、書籍、雜誌等紙面檔的傳真?
隨著現代辦公的發展,無紙化的程度不斷加深,據統計,現在辦公中發送紙面檔傳真的數量已經不足10%。先讓我們看看以前是如何使用普通傳真機發送紙面資料傳真的呢?
票據、書籍、雜誌等原始稿,由於厚度、尺寸等大多不符合普通傳真機的要求,所以在發送傳真之前,一般都要先複印,但影印機的價格動輒上萬元到數萬元,而且維修費高昂。
現在,我們建議您購買一台帶快捷功能鍵的掃描器,和Fax Server配合使用。你只需將要發送的原始票據放入掃描器中,按下掃描器上的“掃描”按鈕,便可存為標準傳真機的tif檔案,就可以通過Fax Server輕鬆完成傳真發送。無需複印,省時、省力又省錢。

4.使用Fax Server接收傳真時,是否需要打開電腦?可以接收多少頁傳真?
Fax Server網路傳真機本身就是一個傳真伺服器,支援TCP/IP網路通訊協定,即使在電腦用戶端關閉的狀態下,Fax Server仍舊可以獨立使用發送接收傳真。按型號劃分,Fax Server傳真伺服器可存儲從幾千封普通傳真。公司若具備24小時開機的伺服器,如NAS等, 也可以將傳真自動備份到該網路芳鄰資料夾上,就沒有儲存的限制量大小.

5.公司有規定要限制發送長途或國際傳真,Fax Server能夠適應公司的要求嗎?
完全可以。Fax Server可為不同的用戶設置不同的長途或國際傳真許可權,適應公司的策略。

6.公司有些很重要的傳真資料,不想被所有使用者看到,Fax Server能夠做到傳真保密嗎?
可以。Fax Server傳真伺服器中,採用許可權控制方式。傳真系統中的每個使用者都有自己的許可權配置,通過配置,系統完全可以做到哪個使用者可以發送傳真,哪個使用者可以接收傳真,每個使用者只能查看自己的傳真等等,且配置靈活,操作簡單。另外還有虛擬分機號碼功能, 可以配置給每個使用者固定的傳真分機號碼,如同電話分機一樣, 當有特定的傳真需要發送時, 通知客戶傳真後,按下對應的分機號碼, 這樣此封傳真就只有該分機號碼的用戶可以收到.達到保密效果!

7.有些檔需要蓋章之後再發送,用Fax Server還會方便嗎?
Fax Server提供一套完整的電子簽字蓋章系統,可以事先將需要的簽字和印章掃描成電子簽章並進行加密,由有相應許可權的人掌握密碼和蓋章軟體。需要發送傳真時,首先將生成的傳真檔發給相關負責人審閱,確認後,使用電子蓋章軟體加蓋印章或簽字,完成後返給指定人員發送。整個過程無需任何紙張,不但符合現在辦公的一般流程,而且即使要簽字的負責人不在本地,也可以實現遠端蓋章,更加方便高效。 如果您在購買Fax Server的同時,已經購買了掃描器,當然也可以延用傳統的方式進行,既列印、蓋章、掃描傳真。

8.有時候需要給十幾個公司發送同樣的傳真,十分繁瑣,Fax Server能幫我嗎?
您可以使用Fax Server精心設計的群發功能,只需將要發送的傳真或檔在傳真發送時選擇相應的群發組列表,點擊“發送”,Fax Server便會按順序一一發送傳真檔。

9.別人給我發來的傳真,能否加一些說明注釋,再轉發出去?會不會失真?
可以,您可以採用Fax Server的內部轉發或傳真發送功能。只要將要轉發傳真或檔用Fax Server傳真流覽器打開,編輯完之後,可列印發送或內部轉發,選擇接收者,即可完成傳真的轉發。由於整個過程完全電子化,不會帶來任何失真。

10.現在E-mail已經比較普及了,還需要Fax Server嗎?近年來網路的發展確實很迅速,但E-mail在以下方面仍存在一些局限性:
1) 從網路的規模看,電話網是僅次於電力網的第二大網路,其覆蓋範圍遠遠大於互聯網。傳真機依靠電話網傳輸,應用範圍已經十分廣泛,目前全球在使用的傳真機超過一億一千萬台,國內在用的傳真機總量達1500萬台,並且每年持續以10%以上的速度增長。Fax Server和普通傳真機完全相容,您的客戶可能無法連接Internet,但只要能接通電話,就可以使用Fax Server來收發傳真。

2) 使用E-mail需要設置諸如:接入號碼、用戶名、密碼、POP3伺服器、SMTP伺服器、身份驗證等等,要求較高的專業知識,這對於一般辦公人員來說比較困難。如果出現一點網路故障,就更無法排除了。還容易受到郵件病毒的侵擾,造成系統癱瘓、資料丟失。

3) E-mail的是通過設在全球各地的伺服器間接傳送的,所以時常由於莫名其妙的網路障礙,而導致發送失敗或不能及時送達,從而影響業務的進展,而且還存在郵件被非法截取的安全隱患。Fax Server通過電話線,採用點對點的直接傳輸,檔、傳真即發即到!同時也從根本上避免了E-mail傳輸的安全隱患。

11.有些電腦軟體可以通過Modem發送傳真,Fax Server和它們相比有什麼優勢。
傳真軟體雖然已經存在較長的一段時間,但它只能作為發送傳真的輔助手段,無法替代普通傳真機的工作,而Fax Server可以完全取代普通傳真機!具體來說有以下幾個方面。
1) Fax Server可以獨立運行完成接收和存儲傳真,這樣你可以在下班後或人離開時將電腦關閉,等回來後開啟電腦就可以將接收到的傳真、檔或語音留言自動導入電腦中保存、流覽或列印。而電腦傳真軟體則必須開啟電腦才能使用。

2) 電腦傳真軟體是面向專業技術人員設計的,對使用人員的專業知識要較高,設置和操作繁雜,不適宜一般辦公人員使用。Fax Server面向普通辦公人員設計開發,深入研究日常辦公中傳真的使用方式,進行多項優化設計,安裝設置自動完成,使用簡單方便,只要瞭解電腦的一般操作,無需專門學習,一看即會。

3) Fax Server功能強大,針對現代辦公的實際需要,精心設計了傳真群發、延時發送、電子簽名蓋章、自動撥打IP、超級電話簿、傳真使用者管理,群發組管理等多種實用功能,幫你應付日常辦公中的各種情況。

4) 免費的傳真軟體一般會限制部分功能的使用,或設有使用期限,有些完全沒有中文化,品質無法保證,發生狀況時,更無法提供任何即時有效的服務和支援。

5) 一般電腦耗電量太大,動輒250W以上, 需要24小時開機,不會比傳統傳真機來的節省資源.

12.我有時會到外地出差,我可以在外地收得到我的傳真嗎?
可以。使用者可以啟用傳真轉發E-mail功能,即Fax to email方式,系統即可通過發送E-mail的方式將接收到的傳真發送到使用者設置的郵箱中,利用Fax Server傳真伺服器提供的遠端WEB IE訪問方式,無論你在任何地方都可以無憂無慮的收發傳真。

13.用Fax Server傳真怎樣收費?
因為Fax Server是通過電話線收發傳真的,所以跟使用普通傳真機一樣收費:發傳真收普通電話費,收傳真不收費。
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